Điều kiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Để thành lập một văn phòng đại diện, điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ. Điều kiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện quyết định văn phòng đại diện có được thành lập hay không. Bài viết này cung cấp điều kiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy định một cách đầy đủ, chi tiết và theo đúng pháp luật.

Xem thêm:

>> Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh

>> Thủ tục giải thể chi nhánh công ty

>> Sự khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

I. Khái niệm về văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước: Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.

II. Đăng ký thành lập văn phòng đại diện gồm những hồ sơ gì?

1. Hồ sơ lập văn phòng đại diện ở nước ngoài của Doanh nghiệp Việt

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Xem thêm:

>> Lưu ý Thành Lập Chi Nhánh Công Ty

>> Điều Kiện Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

>> Chức Năng Hoạt Động Của Văn Phòng Đại Diện

2. Hồ sơ văn phòng đại diện trong nước của Doanh nghiệp Việt

• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

III. Mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước cần điều kiện gì?

Khi thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện

Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

2. Địa điểm thành lập văn phòng đại diện

Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 quy định không được sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể vào mục đích không phải để ở. Đồng thời, theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở về xử lý chuyển tiếp đối với việc phát triển và quản lý nhà ở: Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành (01/7/2016); cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh phải làm thủ tục điều chỉnh lại địa điểm kinh doanh ghi trong giấy tờ đăng ký kinh doanh đã cấp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sang địa điểm khác trong thời hạn quy định tại Khoản này; quá thời hạn quy định tại khoản này thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không được kinh doanh tại căn hộ chung cư.” Như vậy, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

3. Quyết định thành lập văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, các thành viên có thẩm quyền quyết định việc thành lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp phải tổ chức cuộc họp và thông qua quyết định đó. Nghĩa là doanh nghiệp cần chuẩn bị quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

4. Tên của văn phòng đại diện

Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản có liên quan. Theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định như sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

• Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

Tự hào là đơn vị hàng đầu về đăng ký thành lập công ty, vì vậy luôn đảm bảo tỉ lệ ra giấy cao nhất với thời gian nhanh nhất cho quý khách. Đại Việt cam kết đúng hợp đồng cùng quý khách.

Xem thêm:

>> Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập, phụ thuộc

>> Lưu ý Thủ tục thành lập chi nhánh khác tỉnh

>> Nên thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh

>> Doanh nghiệp chế xuất thành lập chi nhánh

>> Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

>> Thành lập chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn

BÀI VIẾT LIÊN QUAN